Impressum, AGB & Datenschutz.

Die Europäische Kommission stellt eine Plattform zur Online-Streitbeilegung (OS) bereit: https://ec.europa.eu/consumers/odr/ – unsere E-Mail-Adresse finden Sie oben im Impressum.

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• Diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) gelten für alle Verträge zwischen der Prolumios GmbH, Siebenbrückenweg 5, 84034 Landshut (nachfolgend „Prolumios“) und ihren Kunden bezüglich der Nutzung der Prolumios Software-Plattform.
• Das Angebot der Prolumios GmbH richtet sich ausschließlich an Unternehmer im Sinne des § 14 BGB sowie an juristische Personen des öffentlichen Rechts.
• Abweichende Bedingungen des Kunden werden nicht anerkannt, es sei denn, Prolumios stimmt ihrer Geltung ausdrücklich schriftlich zu.

• Prolumios stellt eine cloudbasierte Software-as-a-Service (SaaS) Lösung zur automatisierten Aufzeichnung, Transkription und KI-gestützten Analyse von Verkaufsgesprächen zur Verfügung.
• Der Funktionsumfang umfasst insbesondere:
  • Die technische Aufzeichnung von Audio- und Videodaten.
  • Ein technisches Verfahren zur Einholung von Einwilligungen (z. B. per E-Mail-Opt-In oder Statusabfrage).
  • Die KI-basierte Erstellung von Transkripten und Zusammenfassungen.
  • Die Bereitstellung von Sales-Metriken und CRM-Schnittstellen.
• Prolumios ist bemüht, eine Verfügbarkeit der Dienste von 99 % im Jahresmittel zu gewährleisten, wartungsbedingte Unterbrechungen ausgenommen.

• Der Vertrag kommt durch den Abschluss des Online-Bestellprozesses auf der Website von Prolumios oder durch Unterzeichnung eines individuellen Angebots zustande.
• Sofern Prolumios eine kostenlose Testphase anbietet, endet das Nutzungsverhältnis automatisch mit Ablauf der Testzeit, sofern kein kostenpflichtiges Abonnement abgeschlossen wird.

• Rechtliche Verantwortung: Der Kunde ist alleiniger Verantwortlicher im Sinne der DSGVO für die Rechtmäßigkeit der Gesprächsaufzeichnungen. Er hat sicherzustellen, dass die rechtlichen Voraussetzungen gemäß Art. 6 DSGVO und § 201 StGB (Verletzung der Vertraulichkeit des Wortes) vorliegen.
• Einwilligungsverfahren: Prolumios stellt technische Werkzeuge (z. B. Einwilligung per E-Mail-Klick) bereit, um den Kunden bei der Einholung von Einwilligungen zu unterstützen. Der Kunde ist verpflichtet:
  • Sicherzustellen, dass alle Gesprächsteilnehmer vor Beginn der Aufzeichnung wirksam eingewilligt haben.
  • Mündliche Nachfragepflicht: Sollte ein Teilnehmer die Aufzeichnung nicht vorab digital bestätigt haben, hat der Kunde (bzw. dessen Mitarbeiter) die Einwilligung zu Beginn des Gesprächs mündlich einzuholen. Ohne zweifelsfreie Zustimmung darf die Aufzeichnungsfunktion nicht gestartet werden.
• Freistellung: Der Kunde stellt Prolumios von sämtlichen Ansprüchen Dritter (einschließlich Bußgeldern der Aufsichtsbehörden oder Kosten der Rechtsverteidigung) frei, die aus einer Aufzeichnung ohne wirksame Einwilligung oder einer sonstigen rechtswidrigen Nutzung der Software resultieren.
• Zugangsdaten: Der Kunde hat seine Zugangsdaten vor unbefugtem Zugriff zu schützen.

• Prolumios räumt dem Kunden für die Laufzeit des Vertrages ein einfaches, nicht übertragbares Recht ein, die Software bestimmungsgemäß zu nutzen.
• Alle Rechte an der Software sowie den Algorithmen verbleiben bei Prolumios. Reverse Engineering ist untersagt.

• Die Vergütung richtet sich nach dem gewählten Tarif. Alle Preise verstehen sich zuzüglich der gesetzlichen Umsatzsteuer.
• Die Zahlung erfolgt im Voraus. Bei Zahlungsverzug ist Prolumios berechtigt, den Zugang nach Vorankündigung zu sperren.

• Prolumios haftet unbeschränkt bei Vorsatz, grober Fahrlässigkeit sowie bei Verletzung von Leben, Körper oder Gesundheit.
• Bei leichter Fahrlässigkeit haftet Prolumios nur bei Verletzung einer wesentlichen Vertragspflicht (Kardinalpflicht), begrenzt auf den vertragstypischen, vorhersehbaren Schaden.
• KI-Ergebnisse: Da KI-Analysen auf Wahrscheinlichkeitsmodellen basieren, übernimmt Prolumios keine Haftung für die Richtigkeit oder Vollständigkeit der Transkripte und Analysen.
• Prolumios haftet nicht für Schäden, die dadurch entstehen, dass der Kunde es versäumt hat, die erforderlichen Einwilligungen der Gesprächsteilnehmer einzuholen.

• Die Parteien halten die Bestimmungen der DSGVO ein.
• Da Prolumios im Auftrag verarbeitet, schließen die Parteien eine Auftragsverarbeitungsvereinbarung (AVV) gemäß Art. 28 DSGVO ab.

• Der Vertrag verlängert sich automatisch um die gewählte Grundlaufzeit, wenn er nicht mit einer Frist von 14 Tagen zum Ende des Abrechnungszeitraums gekündigt wird.
• Das Recht zur außerordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund bleibt unberührt.

• Es gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland. Gerichtsstand ist Landshut.
• Sollten einzelne Bestimmungen unwirksam sein, bleibt die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen unberührt.

Die Prolumios GmbH verfolgt einen „Privacy & AI by Design“-Ansatz. Unsere Infrastruktur ist darauf ausgelegt, Daten nicht nur gesetzeskonform zu verwalten, sondern durch technologische Barrieren aktiv vor unbefugtem Zugriff zu schützen.

• Kein Drittanbieter-Training: Wir garantieren, dass Kundendaten niemals zum Training öffentlicher KI-Modelle (z. B. von OpenAI, Google oder Microsoft) verwendet werden.
• Datensouveränität: Die Verarbeitung erfolgt in isolierten Mandanten-Umgebungen, um eine Vermischung von Datenbeständen technisch auszuschließen.

Unsere gesamte Applikations-Logik und Datenbanken befinden sich bei AWS.

• Datenlokalisierung: Die Speicherung erfolgt ausschließlich in der AWS-Region eu-central-1 (Frankfurt am Main, Deutschland).
• Verschlüsselung: Wir setzen eine AES-256-Verschlüsselung für gespeicherte Daten (At-Rest) und TLS 1.2 oder höher für Daten in Übertragung (In-Transit) ein.
• Zugriffsschutz: Der Zugang zur Infrastruktur ist durch strikte IAM-Rollen (Identity and Access Management) und eine obligatorische Multi-Faktor-Authentifizierung (MFA) für alle Systemadministratoren geschützt.

Für die Bereitstellung der Marketing-Website (Frontend) nutzen wir Hostinger (Sitz in der EU). Hier werden primär Logfiles und Cookies verarbeitet.

Sobald Sie unsere Software zur Aufzeichnung nutzen, verarbeitet die Prolumios GmbH Audio- und Videodaten sowie daraus resultierende Textdaten.

• Zweck: Automatische Erstellung von Transkripten, KI-gestützten Zusammenfassungen und Performance-Analysen zur Optimierung von Vertriebsgesprächen.
• Rechtsgrundlage & Einwilligung (Opt-In): Die Aufzeichnung erfolgt ausschließlich auf Grundlage einer freiwilligen, ausdrücklichen Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.
• Zweistufiges Einwilligungsverfahren:
  • Digitales Opt-In: Teilnehmer erhalten vorab eine Benachrichtigung (z. B. per E-Mail), über die sie aktiv per Klick entscheiden können, ob der Termin aufgezeichnet werden soll.
  • Mündliches Backup-Verfahren: Sollte vor Beginn des Termins keine digitale Bestätigung per Klick vorliegen, ist der Moderator verpflichtet, die Einwilligung zu Beginn des Gesprächs mündlich einzuholen. Die Aufzeichnung darf technisch erst gestartet werden, nachdem alle Teilnehmer ihre Zustimmung explizit (mündlich oder per Chat-Bestätigung) erteilt haben.
• Widerruf: Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden (z. B. durch mündliche Mitteilung im Termin oder Nachricht an die oben genannten Kontaktdaten).
• Eigenentwickelte KI: Unsere KI-Modelle arbeiten lokal auf unseren abgesicherten AWS-Instanzen. Es erfolgt keine Weitergabe von Transkripten an externe KI-Drittanbieter, sofern nicht explizit eine Integration durch den Kunden aktiviert wurde.

Wir haben umfangreiche Maßnahmen implementiert, um die Sicherheit der Verarbeitung gemäß Art. 32 DSGVO zu gewährleisten:

• Pseudonymisierung: Personenbezogene Daten werden, wann immer möglich, von Analyse-Metriken entkoppelt.
• Zutrittskontrolle: Physischer Schutz der Rechenzentren durch AWS.
• Zugangskontrolle: Passwort-Policies, 2FA/MFA und automatisierte Sperrung bei verdächtigen Login-Versuchen.
• Verfügbarkeitskontrolle: Tägliche Backups und ein Disaster-Recovery-Plan zur schnellen Wiederherstellung der Daten.

Neben den Rechten auf Auskunft, Löschung und Berichtigung (Art. 15-17 DSGVO) weisen wir besonders auf Folgendes hin:

• Recht auf Einschränkung: Sie können verlangen, dass bestimmte Gespräche von der KI-Analyse ausgenommen werden.
• Nachweisbarkeit: Wir speichern den Status der Einwilligung, um unserer Rechenschaftspflicht gemäß Art. 7 Abs. 1 DSGVO nachzukommen.
• Beschwerderecht: Zuständig ist das Bayerische Landesamt für Datenschutzaufsicht (BayLDA).

Wir nutzen ein Consent-Management-Tool. Nur technisch notwendige Cookies werden sofort gesetzt. Analyse-Cookies (z.B. Google Analytics) werden erst nach Ihrer ausdrücklichen Zustimmung („Opt-In“) aktiviert.

Wir speichern Daten nur so lange, wie es der Zweck erfordert oder gesetzliche Aufbewahrungsfristen dies vorschreiben.

• Nutzergesteuerte Löschung: Transkripte und Aufnahmen können vom Kunden jederzeit manuell gelöscht werden.
• Ablehnung der Aufzeichnung: Liegt weder ein digitaler Klick noch eine mündliche Bestätigung vor, findet keine Aufzeichnung statt.

Prolumios nutzt Google APIs, um im Auftrag der Nutzer auf Google Kalender-Ereignisse und Google Drive-Aufzeichnungen zuzugreifen. Diese Daten werden ausschließlich verwendet, um Transkription, Zusammenfassung und Planungsfunktionen innerhalb der Prolumios-Plattform zu ermöglichen.

The use of raw or derived user data received from Workspace APIs will adhere to the Google User Data Policy, including the Limited Use requirements.

Google-Nutzerdaten werden niemals an Dritte weitergegeben, niemals zum Training von KI-Modellen verwendet und niemals für Werbezwecke genutzt. Nutzer können ihr Google-Konto jederzeit trennen und den Zugriff widerrufen.