Die versteckten Kosten der CRM-Pflege: 40 Stunden im Monat

Fragen Sie einen Vertriebsleiter, wofür sein Team die Zeit aufwendet, und Sie hören immer dasselbe: verkaufen. Fragen Sie einen Vertriebsmitarbeiter, fällt die Antwort ehrlicher aus. Gespräche dokumentieren, Deal-Phasen im CRM nachtragen, Nachfass-Mails schreiben und rekonstruieren, was in einem Termin vor drei Tagen eigentlich gesagt wurde: Dafür geht jeden Monat eine ganze Arbeitswoche drauf. Für Arbeit, die keinen Kunden erreicht.

40 Stunden, nüchtern gerechnet

40 Stunden im Monat sind keine Abstraktion. Bei zehn Vertriebsmitarbeitern sind das 400 Stunden – etwa zweieinhalb Vollzeitstellen, die nichts anderes tun als Daten eintragen. Mit dem Mischkostensatz einer Vertriebsstunde gerechnet, zahlen die meisten Unternehmen jedes Jahr einen sechsstelligen Betrag dafür, Informationen von Hand von A nach B zu tragen.

Wo die Stunden tatsächlich verschwinden

Es ist nicht die eine große Aufgabe, es sind hundert kleine. Wenn Sie eine normale Woche aufschlüsseln, tauchen immer dieselben Posten auf:

• 1Notizen nach dem Gespräch. Aus dem Gedächtnis rekonstruiert, meist Stunden später, oft lückenhaft.
• 2Deal-Phasen im CRM. Von Hand gepflegt, uneinheitlich – und das Erste, was liegen bleibt, wenn der Kalender voll ist.
• 3Nachfass-Mails. Dieselbe Zusammenfassung zum fünften Mal in dieser Woche neu getippt.

So holen Sie die Woche zurück

Mehr Disziplin ist nicht die Lösung – daran hat es nie gelegen. Die Lösung ist, den Schritt von Hand ganz zu streichen: Das Gespräch wird aufgezeichnet, während es läuft, und das System schreibt die Notizen, aktualisiert den Deal und entwirft die Nachfass-Mail. Zeichnet das System mit, stimmen die Daten – und die verlorene Arbeitswoche fließt zurück in die Pipeline.

Genau das ist die Idee hinter Prolumios: Die beste CRM-Pflege ist die, um die sich niemand kümmern muss.